Die Hälfte aller Meetings sind Zeitverschwendung – das höre ich immer wieder, wenn ich mit Mitarbeitern und Führungskräften aus den unterschiedlichsten Unternehmen arbeite. Diese 50% aller Besprechungen sind offensichtlich nicht sinnvoll. Aber bedeutet das, dass Meetings generell keinen Sinn machen? Natürlich nicht. Denn da wären ja die übrigen 50%, die zumindest nicht als Zeitverschwendung angesehen werden.

Frage: Was macht eine Besprechung „Sinn“-voll? Antwort: wenn sie Wert schafft. Wenn etwas Zählbares dabei herauskommt. Es effektiv ist.

Zählbare Ergebnisse können sein:

–  Entscheidungen

–  Aufgaben

–  Ideen

–  Vertrauen

Entscheidungen sind wertschöpfend, weil sie den Weg für die Umsetzung von Themen oder Projekten. Sie sind die Voraussetzung dafür, dass wir vorankommen. „Wir warten auf die Entscheidung“ bedeutet: die Tür ist noch zu. Die Entscheidung wird sie öffnen. Die Entscheidung kann von einem Vorgesetzten getroffen werden, von einem Gremium (z.B. der Geschäftsführung oder dem Vorstand) oder auch vom Team selber, z.B. in selbstorganisierten Teams. Entscheidungen können auch Vereinbarungen zwischen Meeting-Teilnehmern sein. Auch die schaffen Klarheit und öffnen den Weg zur Umsetzung.

Wenn in einer Besprechung am Ende Aufgaben verteilt werden, dann kann dies sehr sinnvoll sein. Das Aktionsprotokoll hat drei Spalten: Was – Wer – Wann. Jeder Teilnehmer weiß, was er im Anschluss an das Meeting zu tun hat und bis wann. Vorausgesetzt, dass die Aufgaben selber und die Verteilung der Aufgaben von den Teilnehmern als sinnvoll angesehen wird, leistet das Meeting auf diese Weise einen wertvollen Beitrag.

Meetings können „Sinn“-voll sein, wenn darin Ideen entwickelt werden. Unter Ideen würde ich Problemlösungen, die erarbeitet wurden ebenso einordnen wie Verbesserungsideen, Konzeptideen oder neue Vorschläge. Wenn die Teilnehmer einer Besprechung sich durch das Meeting inspiriert fühlen würde das auch unter diese Rubrik fallen.

Vielleicht ist die vierte Dimension von „Sinn“-vollen Meetings überraschend: Vertrauen. Dieser Aspekt wird meines Erachten massiv unterschätzt. Ein effektives, wert-schöpfendes Meeting ist eines, in dem die Verbindung und damit das Vertrauen zwischen den Besprechungsteilnehmern gestärkt wird.  Vertrauen zwischen Meeting-Teilnehmern bedeutet: Dinge gehen schneller, Entscheidungen werden leichter getroffen und (Transaktions-)Kosten sinken. Weil Zeit Geld ist (à Opportunitätskosten) sind Meetings, in denen das Vertrauen gestärkt wird, sehr wertvoll.

Wer nur „Sinn“-volle Meetings veranstalten will, sollte sich die folgenden vier Fragen stellen

1.  Warum /Wozu werden wir das Meeting veranstalten? Um Entscheidungen zu treffen, Aufgaben zu verteilen, Ideen zu entwickeln oder Vertrauen zu stärken?



2. Wer sollte dabei sein?Welche Personen können einen Betrag dazu leisten, dass Meeting „Sinn“-voll zu gestalten? Mit welchen Rollen (wer wird das Meeting leiten? Moderieren? Protokoll schreiben?)?

3. Wie sollte die Besprechung ablaufen? Wie lang? An welchem Ort, in welcher Umgebung?

4. Was sollte das Ziel und das konkrete Thema der Besprechung sein? Wie sieht die Agenda aus? Was wäre ein gutes Ergebnis?

Überprüfen Sie wie „Sinn“-voll Ihre Meetings sind, indem Sie die Teilnehmer am Ende der nächsten drei Besprechungen fragen, für wie „Sinn“-voll sie das Meeting fanden (z.B. auf einer 10er Skala) und ob sie dieses Meeting anderen Kolleginnen und Kollegen weiterempfehlen würden (ebenfalls auf einer 10er Skala). Ermitteln Sie sozusagen den „Net Promoter Score“ Ihrer Besprechungen und machen Sie Ihre Meetings „magnetisch“ – anziehend. Wenn Meeting-Teilnehmer lächelnd und beschwingt aus Ihren Meetings herausgehen, dann können Sie davon ausgehen, dass diese Meetings „Sinn“-voll und wertschöpfend sind und einen Beitrag zu einer Magnetischen Unternehmenskultur leisten.

Ich freue mich auf Ihre Fragen und Kommentare. Welche Erfahrungen haben Sie mit „Sinn“-vollen Meetings?