Immer wieder höre ich, dass seitdem viele Menschen im Homeoffice arbeiten, noch mehr Zeit in Meetings verbracht wird. Erklärung: das informelle Gespräch am Arbeitsplatz, der Austausch mal eben auf Zuruf, ist nicht möglich, wenn jeder zuhause arbeitet. Stattdessen finden für diesen Austausch noch mehr (Zoom/Teams/Google) Meetings statt. Viele dieser Meetings werden als unproduktiv empfunden.

Irgendetwas läuft also nicht richtig oder könnte besser laufen. Es gibt ja auch Meetings, aus denen die Teilnehmer positiv gestimmt und motiviert herausgehen. Was wäre, wenn wir die Mehrzahl der Besprechungen so gestalten, dass das Ergebnis produktiv ist und wir in der halben Zeit fertig werden?

Meine australische Kollegin Donna McGeorge unterscheidet in ihrem Buch „The 25 Minute Meeting“ sechs Arten von Meetings:

  1. Schmerzhafte (ich weiß nicht, warum ich hier bin)
  2. Ärgerliche (ich gehe nur hin, weil ich mich verpflichtet fühle)
  3. Verschwenderische (ich gehe hin, obwohl ich weiß, dass es eine Zeitverschwendung sein wird)
  4. Nützliche (ich beschwer mich nicht, dort zu sein, aber ich mag es auch nicht)
  5. Achtsame (ich gehe hin, bin aktiv dabei, die Zeit ist in der Regel gut investiert)
  6. Sinnvolle (ich gehe raus, fühle mich gestärkt – und überrascht!)

Jeder von uns möchte am liebsten nur an sinnvollen Meetings teilnehmen. Die Frage ist: wie kommen wir da hin?

Ich möchte ein paar Tipps aus Donnas Buch weitergeben, die Ihnen helfen, erste Schritte in diese Richtung zu gehen

  1. Schneiden Sie das Fett weg – sprich weg mit schlechten Meeting-Gewohnheiten
    • Auf verspätete Teilnehmer warten (durchschnittlich fünf Minuten)
    • Sich erst zu Beginn Gedanken über die Agenda machen (fünf Minuten)
    • Labern und vom Thema abkommen (mindestens fünf Minuten)
    • Handy oder Laptop checken (mindestens fünf Minuten)
    • Technische Probleme lösen (gerade bei Online Meetings – mindestens fünf Minuten)
    • Also: mindestens 25 Minuten, die wir schon Mal ohne Probleme einsparen könnten, oder? Zusätzlich: Überprüfen Sie ihre nächsten drei-fünf Meetings mit der Frage: Wie viele Minuten waren wir tatsächlich produktiv?
  2. Wenden Sie die Pomodoro-Technik auf ihre Meetings an, sprich: entscheiden Sie sich, dass ihre Meetings in Zukunft nicht länger als 25 Minuten dauern werden.
    • Dafür brauchen Sie einen vorab klar definierten Fokus und Ziel/Zweck des Meetings
    • Eine klare und logische und überschaubare Agenda, die schon vor Beginn allen Teilnehmern vorliegt (auch für „kleine“ Meetings ist das sinnvoll)
    • Seien Sie der Moderator oder bestimmen Sie jemanden. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer aktiv dabei sind und zu Wort kommen
    • Nutzen Sie das enge Zeitfenster und die klare Deadline für sich: wenn Zeit knapp und das Ziel klar ist, dann ergibt das Dringlichkeit. Die Dringlichkeit wiederum bringt uns zum Handeln, ins Tun.
  3. Definieren Sie für jedes Meeting einen klaren Zweck, der für Sie und jeden Teilnehmer überzeugend und klar die Frage beantwortet: Warum findet dieses Meeting statt? (Frage: WAS?)
    • Es gibt drei Arten von Meetings: Informations-, Entscheidungs- und Klärungs-Meetings. Alle drei können sinnvoll sein.
    • Um den Zweck klar formulieren zu können, überlegen Sie: Was soll als Folge des Meetings geschehen? Was ist unser gewünschtes Ergebnis? Z.B. am Ende des Meetings werden wir Klarheit über die Finanzierung des Projekts XYZ haben. Oder, werden wir Klarheit über die nächsten Schritte haben.
    • Wenn Sie sich diese Fragen gestellt haben, werden Sie wissen, ob es sinnvoll ist, das Meeting einzuberufen. In 9 von 10 Fällen wird die Antwort nein sein.
  4. Entscheiden Sie, wer teilnehmen soll (Frage: WER?)
    • Weniger ist in der Regel mehr
    • Laden Sie nur Personen ein, die einen aktiven, konkreten Beitrag zum Meeting-Zweck und dem gewünschten Ergebnis leisten können
    • Klären Sie vorab die Rollen für das Meeting (wer ist Entscheider? Wer gibt Energie in die Gruppe hinein? Wer braucht die Informationen aus diesem Meeting, um seine/ihre Rolle effektiv ausführen zu können? Wer sollte dabei sein, weil er/sie für die Umsetzung der Meetingergebnisse essentiell ist?
  5. Definieren Sie ihren Meeting-Prozess (Frage: WIE?)
    • Der Prozess ist nicht das Gleiche wie die Agenda – hier geht es um die Moderation
    • Kern ist, wie wir jeden Agendapunkt gestalten, so dass alle Teilnehmer sich gesehen fühlen und involviert sind, die Redeanteile ausgewogen sind und wir unsere Ergebnisse in den 25 Minuten erreichen
    • Wichtig: halten Sie den Fokus – es sollte nicht mehr als drei Gesprächs- oder Diskussionspunkte geben, ansonsten werden Sie mit 25 Minuten nicht auskommen.
  6. Seien Sie vorbereitet, pünktlich und präsent
    • Haben Sie eine Agenda vorbereitet, die den Zweck des Meetings definiert, die Erwartungen an die einzelnen Teilnehmer formuliert und nicht mehr als drei Diskussionspunkte aufgeführt. Ist es ein regelmäßiges Meeting formulieren Sie das „Wer“, „Warum“ und „Was“ allgemein für alle wiederkehrenden Meetings dieses Typs
    • Beginnen Sie pünktlich. Pünktlichkeit ist die Grundregel für jedes Meeting. Wer nicht pünktlich ist, hat sich entschieden nicht pünktlich zu sein. Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Respekt, Verlässlichkeit und Verantwortungsbewusstsein. Unpünktlichkeit ist das Gegenteil davon
    • Seien Sie präsent und erwarten Sie von allen Teilnehmenden Präsenz. Sprich: keine Nebengespräche, keine Handys, keine Laptops, keine Tablets
    • Notizen können die Teilnehmenden auf Papier, ohne Technik, machen.
    • Zum Timing nutzen Sie etwas, das „low-tech“ ist, z.B. eine Eieruhr.

Probieren Sie die Tipps aus – natürlich gibt es noch mehr, aber diese sollten Ihnen bereits helfen, die Produktivität auch und gerade Ihrer Online-Meetings drastisch zu erhöhen.

Gerne unterstütze ich Sie dabei, Ihre Meetingkultur in Richtung mehrheitlich sinnvoller Meetings zu entwickeln. Lassen Sie uns darüber austauschen!

Herzlichen Gruß

Christian Conrad

PS: UC Unternehmer-Kongress am 21. November 2020 in Weißenburg
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