Missverständnisse vermeiden wird unter den Zeitspar- und Produktivitätstipps selten aufgeführt, hätte aber Platz 2 oder sogar 1 verdient. Während wir bei gängigen „Zeitspar-Hacks“ Stunden und Tage einsparen können – z.B. durch Aufgabenbündelung und Reduktion unproduktiver Meetings – geht es bei Missverständnissen oft um Wochen und Monate Zeitverlust, der sich leicht auch monetär berechnen lässt, je nachdem wer beteiligt ist und um was es geht. Andere finanziell relevante Effekte von Missverständnissen, vor allem durch Vertrauensverluste sind damit noch nicht berücksichtigt.
Wir sollten daher alles tun, um diese Gefahr zu bannen.
Die folgenden fünf Kommunikationsfehler sollten Sie vermeiden, um Missverständnisse zu reduzieren.
- Annehmen, dass Sie ihr Gegenüber verstehen
„If you assume, you make an ass out of u and me” – dieses englischsprachige Bonmot bringt es gut auf den Punkt. Es ist vermessen, anzunehmen, ich verstünde mein Gegenüber, wenn ich ihr oder ihm nicht sage, was ich verstanden habe. Die sicherste Art, nicht in diese Falle zu tappen ist, mit der Haltung zu kommunizieren, dass die Ausgangslage zwischen zwei Menschen immer das Missverständnis ist. Daraus folgt nämlich, dass ich den Abgleich zwischen Sender und Empfänger mache und nicht bloß oberflächlich sage „Ich verstehe, was du meinst“.
- Annehmen, dass Ihr Gegenüber Sie versteht
Umgekehrt gilt das Gleiche. Es ist riskant, wenn ich akzeptiere, dass mein Gegenüber sagt „Ich verstehe Sie“. Woher will ich wissen, was bei ihm oder ihr angekommen ist?
Ich hatte neulich einen Workshop (vor dem Lockdown) in dem ein Geschäftsführer ein 20-minütiges Statement zur Geschäftssituation vorstellte. Als er weg war, bat ich die 16 Team-Mitglieder in Teil-Teams am Flipchart zu reflektieren was der Geschäftsführer gesagt hatte – bzw. was bei ihnen angekommen war. Es war erstaunlich zu sehen wie unterschiedlich die Wahrnehmung an allen fünf Flipcharts war. Man hätte berechtigt die Frage stellen können, ob alle im gleichen Meeting gewesen waren.
- Zuhören, mit der Absicht verstanden zu werden
Wenn ich zuhöre und dabei bereits meine Antwort im Kopf formuliere bekomme ich nicht wirklich etwas von dem mit, was mein Gegenüber sagt. Wenn zwei Menschen sich so verhalten reden sie tatsächlich aneinander vorbei. Ein Informationsaustausch findet nicht statt. Beide sind exakt so schlau wie vorher, denken aber, sie hätten dem anderen zugehört.
- Die Probleme anderer immer lösen wollen
Lösungsorientierung ist ein Problem. Diese Aussage klingt auf den ersten Blick widersprüchlich. Wir wollen doch Mitarbeiter, Kollegen, Menschen um uns haben, die lösungsorientiert sind. Der Grund, warum Lösungsorientierung ein großes Problem ist: die Lösung passt sehr häufig nicht zur Herausforderung. Ich habe meinem Gegenüber gar nicht richtig zugehört, meine aber schon zu wissen, was die richtige Antwort ist. Resultat: Die Medizin passt nicht, weil die Diagnose nicht richtig ist. Wichtig ist es daher, den Dingen auf den Grund zu gehen, den großen Eisberg unter der Wasseroberfläche zu untersuchen, nicht nur seinen sichtbaren Anteil darüber. Häufig ist das vordergründige Thema nicht das, worum es eigentlich geht. Es gibt ausgesprochene und unausgesprochene Probleme. Oft sind letztere das eigentliche Problem. Wenn ich nicht richtig hinhöre und versuche, das Problem hinter dem Problem zu identifizieren, arbeite ich ebenfalls am falschen Thema. Manchmal hilft es, „die Zwiebel zu schälen“ und mehrfach nach dem zu fragen, was ggf. noch dahinter steht oder darunter liegt und erst dann Schlüsse zu ziehen.
- Nicht zwischen Absicht und Inhalt unterscheiden
Wenn ich nur den Inhalt des Gesagten wahrnehme, bekomme ich oft nur die halbe Botschaft mit – oder gar die falsche. Worte machen weniger als 20% der Kommunikation aus. Die übrigen mehr als 80% entfallen auf nonverbale Signale – Gestik, Mimik, Körpersprache und Tonfall. Die Absicht erschließt sich durch Lesen der nonverbalen Signale, von denen viele unterbewusst gesendet werden. Hunde merken sofort, ob jemand das, was er sagt tatsächlich meint. Sage ich einem Hund „Sitz“, ohne es wirklich zu meinen, wird er sich nicht setzen und mich gegebenenfalls freundlich, schwanzwedelnd und erwartungsvoll anschauen.
Wirklich zuhören – mit der Absicht zu verstehen, und das mit allen Sinnen, einfühlend tun, ist der erste und wirkungsvollste Schritt, um Missverständnisse zu vermeiden. Wie das im Team, in der Schnittstellenkommunikation und in der virtuellen Arbeit effektiv gestaltet werden kann und welche Tools Sie dort einsetzen können verrate ich Ihnen gern im persönlichen Gespräch.
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Ich wünsche Ihnen noch eine gute Restwoche – und ich freue mich, sehen wir uns kommenden Mittwoch früh!
Herzlichen Gruß
Christian Conrad
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